ビジネスマンの整理整頓術>新しい書類をすぐに見つける方法

会社の規定したルールや作業標準、
現在のプロジェクトの資料や書類などは
日々どんどん新しくなっていきます。

では、皆さんは新しくなった資料を受け取ったときに
どのようにするでしょうか?
内容を見て、そのままファイルなどに押し込んだままに
していませんか?
ファイルをきちんと決めて
改定の順番に入れれば問題ないのですが、
いろいろな種類の資料などを1つのファイルにどんどんと
入れてしまうと大変なことになります。

ある資料を参照したくなったときに、探すことになります。
奥の場所から資料が見つかったとしても
古い資料の可能性もあり、改訂日を見て確認することも必要です。

このような状態になっていたら、
最新の資料だけにしてみてください。
一度資料をリセットするのです。

そのようにしたら、必ずその場で資料の入れ替えを行いましょう。
整理も効率よくなり、参照もすぐにできるはずです。
もし、旧版の資料もとっておきたいという場合には、
1ヶ月経ったら捨てるなど期間を必ず決めてください。
捨てる期限を決めないとせっかく整理したのに、
同じようにファイルに溜まってしまいます。

入れ替え作業を行うことで無駄な作業をすることなく、
さらに作業のミスも減らすこともできるのです。

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